仕事が多すぎて「時間が足りない」と感じるサラリーマンは多いのではないでしょうか。
特に業務量が多い職場では、1人あたりの負担が大きく、結果として効率が落ち、疲弊してしまうことも少なくありません。
そんな状況を改善すつために、下記の「時間を作り出す５つのステップ」をご紹介します。
時間を作り出す５つのステップ
- 時間管理マトリックスを活用活用する
- やらなくていいことをやめる
- 他の人に任せる、またはシステムを取り入れる
- 未来に備えて、今手をつける
- 日々のスケジュールに落とし込む
このステップを取り入れることで、あなたは本当に必要なことに集中することができ、成果を上げつつ、余裕を持って働けるようになります。
さらに集中できる環境を整える方法も取り入れていくことで、さらに作業効率を上げていくことができますのでそちらも参考にしてください。
時間が足りないという呪縛から抜け出す
仕事をしていると時間が全然足りないから定時に帰れない、休みの日にも仕事をしていたという経験は誰しもがあると思います。
人が持っている時間は1日24時間と決まっています。
この時間の長さは変えることができないため、仕事量をどうコントロールするかが鍵を握ります。
その際には自分の中での思い込みという呪縛から抜け出すことをしていかなければなりません。
- 全てやらないといけない
- 自分でないとできない
- 周りも忙しいから頼めない
- 今のやり方が最善の方法
全てやらないといけない
昔からやってきたから、やらないよりやった方がいいからなど、その仕事をする本当の意味を考えることもせずにいると、この先もずっとやり続けなければならなくなります。
しかし、変化の激しい現代はSNSの発信の強化が求められたり、新規ビジネスの発掘など、新たに始めなければならないこともどんどん出てきています。
そうすると一人一人が持っている時間は変わらないのに、どんどんやらなければならないことが増えていくため、必然的に時間が足りなくなります。
本当にその仕事って必要なの？と考え、捨てる覚悟を持つことが必要です。
自分でないとできない
何十年も前から全く同じ仕事をしている人はどの企業にもいらっしゃるのではないでしょうか。
特殊な仕事すぎて、なかなか次の人に引き継ぎができないという方もいらっしゃると思います。
中には好きなことだから手放したくないという個人的な理由でずっとやり続けている人もいます。
個人事業主として個人で仕事をしているのであればいいのですが、サラリーマンとして複数人で仕事をしているのであれば、後輩たちに技術やスキルを継承していくことを考えていかなければなりません。
今は自分にしかできないことだからこそ、他の人にもできるように育てていくことを決めていくことが大事になってきます。
周りも忙しいから頼めない
自分も忙しいけど、周りの人も忙しいから自分がやらないといけないと悩んでいる方も多いです。
会社の仕事量が過多状態であれば、自分だけではなく他の人も忙しい状態の可能性が高いでしょう。
そんな時は社内の人ではなく、別のところに眼を向ける必要があります。
目の前に仕事がどんどん積み上がっていくと、視野が狭くなり、新しい案を思い浮かぶことができなくなったりします。
社内の人に頼めないのであれば、社外の人に頼んだり、機械を取り入れて人がやらなくてもいいようにできないかなどを模索することも必要になってきます。
今のやり方で満足している
今のやり方に満足している状態でいると、自ら次の可能性を潰していることに気づきません。
また自分にとっては良い方法だから、変わりたくないという人もいます。
自分中心に物事を考えている状態にいる限り、マイナスな印象を周りにも与えてしまいます。
一緒に仕事をする人、取引先やお客さんなど、相手のことを考え、自分にもプラスになることが必ずあるはずです。
常に会社として最善の方法を考え、そして実行していくことが重要です。
やることが多すぎるを解決する５つのステップ
やることが多すぎて時間がないという呪縛から抜け出す際は、これからお伝えする５つのステップに一つ一つ取り組んでいくことで乗り越えることができます。
やることが多すぎるを解決する５つのステップ
- 時間管理マトリックスを活用する
- やらなくていいことをやめる
- 他の人に任せる、またはシステムを取り入れる
- 未来に備えて、今手をつける
- 日々のスケジュールに落とし込む
このステップを順に取り組んでいくことで、本来自分自身がやるべきことに集中し、周りの人も育て上げ、今よりもより良い組織を作り上げていくことができるようになります。
ステップ１：時間管理マトリックスを活用する
まず一番最初に取り組むべきことは、今やっていることを可視化することです。
日々当たり前に仕事をこなしていると、何を残して、何を捨てるべきかがわからなくなってしまいます。
現在抱えている業務を全て書き出し、「７つの習慣」で紹介されている時間管理マトリックスを使って、自分のタスクを整理していきます。
時間管理マトリックスを取り入れることで、重要度と緊急度の高い・低いによって、優先順位の振り分けを進めることができます。
ポイント
- 第一領域：緊急度（高）×重要度（高）
- 第ニ領域：緊急度（低）×重要度（高）
- 第三領域：緊急度（高）×重要度（低）
- 第四領域：緊急度（低）×重要度（低）
第一領域：緊急度（高）×重要度（高）
日々必ずやらなければならない仕事が含まれます。
すぐに取り掛からないといけない仕事やトラブルとなった案件など、緊急なおかつ重要度が高い仕事です。
仕事を行っている中で最優先でやらなければならないのがここに入ります。
第ニ領域：緊急度（低）×重要度（高）
すぐにやらなくても支障はないが、未来先々のことを考えるとやった方がいいことが第二領域です。
人脈作りや仕組み作り、自己研磨など、未来を見据えた準備や長期的な成果に繋がることがこの領域になります。
この第二領域に取り組む時間を如何に構築していくかがとても重要になります。
第三領域：緊急度（高）×重要度（低）
すぐに取り掛かった方がいいけど、そこまで重要的なことではないものが第三領域になります。
電話やメール対応、目的のない打ち合わせなど、誰がやってもさほど差が現れないものがここに含まれます。
時間がない要素がこの第三領域に取られている部分が多いのであれば、ここの対策を考えていくことが必要です。
第四領域：緊急度（低）×重要度（低）
すぐにやる必要もないし、やらなくてもいいようなことが第四領域です。
返信が不要なメールや暇つぶしに見ているSNSやYoutubeなどが入ります。
この第四領域の部分は、ほとんど仕事には必要としないものが多く含まれているので、基本無くしていくことに目を向けなければなりません。
書き出した業務一覧を上記の第一領域から第四領域に当てはめてみてください。
ステップ２：やらなくていいことをやめる
時間管理マトリックスを元に、特に第四領域に該当するタスクを見直していきます。
第四領域の時間を削減することで、本来やるべきことに時間を割くことができるので、できるだけ減らしていきましょう。
ただし、自分自身が日々楽しみにしていることやリラックスするために必要なことなども全て無くす必要はありません。
1日Youtubeばかり見て時間を無駄にしたなということは避けるべきですが、1日のご褒美タイムとして決めた時間内に見るというのは良いと思います。
本来やるべきこと（第一領域、第二領域）に影響がない範囲で、メリハリをつけることが重要です。
ステップ３：他の人に任せる、またはシステムを導入する
次に取り掛かるべきなのが、第三領域です。
この領域の中でもやらなくてもいいことがあるのであれば、外しておきます。
そして、業務上やらなければならないけど自分自身がやらなくていいことは他の人に任せるか、自動で回してくれるシステムを取り入れていくことを考えましょう。
部下がいる人であれば余裕がある人にお願いしたり、人材が足りなければ上司や会社に掛け合って外注化するのもいいです。
その際は自分自身がやるよりも、部下に任せた方が新たなスキルや経験を得ることに繋がったり、派遣やアルバイトの人にやってもらった方が安く済ませることができたりするなどを伝えることが大事です。
外部の人に社内の仕事をやってもらうことで、良い人材に出会える可能性もあります。
これからも一緒に働きたいと思える人材であれば、社内の人間にならないかを打診することもできます。
良い人材を確保することで、どんどん新しいお仕事も頼んでいくことができるようになります。
もしくは仕組み化する、システムを取り入れていくことで人が取り組む時間を大幅に短縮できないかを考えてみましょう。
今までとは違うやり方で仕組み化することで無駄な作業を減らしたり、コンピューターや機械などのシステムを導入することで正確性がアップし作業効率を進めていくことができます。
ステップ４：未来に備えて、今手をつける
第三領域と第四領域を極力減らすことで空いた時間を第一領域、第二領域に注いでいきます。
その前に第一領域、第二領域の中でやらなくていいことや自分がやらなくてもいいものがないかを改めて確認します。
ここまできたら、自分自身が取り組むべきものが残っているはずです。
まず第一領域は緊急度も重要度も高いため、すぐにやらなければならないことがほとんどです。
そして第二領域は緊急度は低いけど、重要度が高いため、後回しにされがちですが、この領域に手をつけていくことでゆくゆくは第一領域を減らしていくことになります。
早めに第二領域に手をつけていくことで、結果的に第一領域を減らすことに繋がるのです。
さらには、自分自身のスキル向上や新しい分野に触れるなど、後々仕事の成果を上げるための重要な要素を育てていくことができるのでここに十分な時間をかけていくことが大切になってきます。
第二領域の中でも優先順位があるはずですので、早めに手をつけた方がいいものをすぐに始められるようピックアップしておきましょう。
ステップ５：日々のスケジュールに落とし込む
最後に日々のスケジュールの中で何をやるかを決めていきます。
スケジュールを立てずにいると、第一領域や第三領域の緊急度が高いものにどんどん時間が取られてしまいます。
現状を変えていくためにも、今日は第二領域の中でも「何」に、「何時から何時まで」はこの作業に時間を投資するか決めて、実行していきましょう。
日々の小さな積み重ねが後々大きくなって、自分に返ってくるようになります。
いつやってくるかわからないチャンスが訪れた時に、掴めるかどうかはこの第二領域を積み重ねてきたかどうかが左右しますのでぜひ取り組んでみてください。
さらにより良い時間にしていく方法は次に紹介する「物事に集中できる環境を整える」を参考にしてください。
物事に集中できる環境を整える
自分自身がやるべきことを決めたら、次は与えられている時間でどれだけ効率的に業務をこなしていくかが鍵を握ります。
ここでお伝えする５つの方法に取り組むことで、短い時間でパフォーマスンスを最大限に発揮することができます。
集中できる環境を整える
- 環境は自分で作る
- 朝、午前中は重い作業に取り掛かる
- 休息を取る
- タスク管理ツールを活用する
- シングルタスクで取り組む
環境は自分で作る
サラリーマンとして働いていると、基本的に働く環境は会社から与えられています。
その環境が自分自身に合っていればいいのですが、自分に合っていないところがあるのであれば、少しずつ働きやすい環境を作っていくことが必要です。
作業場やパソコンなどの仕事道具など、なかなか変えられない部分もあれば、中には変えられる部分もあります。
例えば、
- 通勤の満員電車で体力が消費する→早朝などの電車を利用する人が少ない時間帯に出社し、退社時間もコントロールできるようにする
- 仕事のモチベーションが上がらない→仕事着を好きなブランドで固めたり、作業机を好きなキャラクターの筆記用具やマウスパッドなどを取り入れてみる
など、自分の裁量で決められるところ範囲内で、より良い環境を作り出していきましょう。
朝、午前中は重い作業に取り掛かる
人は朝起きてからの数時間が一番頭が冴えており、夜に比べると同じ時間でも能率が倍以上変わることがわかっています。
このことを知らずに仕事に取り掛かると、緊急度が高いものから手をつけがちになります。
緊急度が高いものは作業的なことや流れ作業で頭を使わないことも多いです。
逆に重要度が高いものは頭をよく使うものが入っていることがほとんどです。
そのため、朝や午前中は重要度が高いことに時間を投資し、午後は緊急度が高いものや通常作業など、頭を使わなくてもできる作業に取り組むと作業効率を上げることができます。
適度な休息を取る
人が集中できる時間は平均50分と言われています。
しかも、50分間ずっと集中できるということではありません。
実際には、継続して集中できる時間は15分ほどなのです。
15分集中したら、5分休憩を３回繰り返すと、計50分になるという計算です。
つまり、休憩を適度に取ったほうが、より集中して取り組めるということになります。
ダラダラ数時間続けるよりも、集中する時間と休憩する時間を適度に取りながら、効率を上げていきましょう。
タスク管理ツールを活用する
抱えてているタスクの見える化と進捗状況を確認する方法として、タスク管理ツールを活用するのをオススメします。
タスク管理アプリであれば、シンプルに管理できるTrelloやロールプレイングゲームのように楽しみながら活用するHabiticaなどがあります。
また、NotionのようにメモやWiki、データベースなど様々な機能を一元管理できるクラウド型アプリでもタスク管理をすることもできます。
多くのタスク管理ツールがあるので、色々と試してみて自分に合ったものを取り入れてみましょう。
シングルタスクで集中する
シングルタスクは一つの業務や作業を集中して行い、マルチタスクは複数の作業や業務を同時に行うことを言います。
複数の作業や業務を同時に進める方が効率的のように感じますが、基本人は一つのことに集中して取り組んだ方が作業スピードを高めることができます。
そのため、複数のことを一度に行うことは避け、時間を決めて一つのことに集中して行い、良い区切りで別のことを行うことをしていくことが大切です。
まとめ
今回は、「やることが多すぎる？時間がない人に必須の５ステップ攻略法」についてお伝えしました。
作業効率を上げる方法については後半にお伝えしましたが、その前にまずやることは「何をやらないか」を決めることです。
時間は誰しもが１日２４時間と決まっており、限りある時間を有効的に活用するためにも、自分自身は何をやるべきかを明確にする必要があります。
その際に時間管理マトリックスを活用することで、客観的に取り組むべきものを可視化することができます。
時間は有限です。
重要なことに集中し、効率的に働くためのステップを実践することで、あなたの仕事の質も成果も大きく向上するのでぜひ取り組んでみてください。
