時間がないサラリーマン必見！忙しい社会人にオススメの３ステップ仕事術

自分はいつも残業しているけど、定時で帰れている人もいるんだよな・・・

魔法使い

JUNICHI

同じ職場でもいつも忙しくしている人もいれば、余裕がある人もいますよね！

どうやったらそんなことができるんだろう？

魔法使い

やることが多すぎてなかなか時間がいくらあっても足りないと感じているビジネスマンの方は多いのではないでしょうか。

業務を時間内に終わらして、もっと自分のやりたいことや家族との時間を作りたいと考えている人もいると思います。

もしそう考えているなら、これから紹介する「３つのステップ」にぜひ取り組んでみてください。

このステップを実践すれば、自分が本当にやるべきことに集中することができ、周囲からも感謝され、評価されること間違いなしです。

この３つのステップを踏むことで、不要な業務を減らし、限られた時間をより効果的に使えるようになります。

さらに、時間効率を高めるための「５つの工夫」も併用すれば、作業スピードがアップするので、ぜひ参考にしてください。

今回は、時間がないサラリーマンが時間を生み出し、成果を上げながら周りから感謝されるための「3つのステップ」についてお伝えします。

サラリーマンに時間がある人とない人の違いは何か？

多くのサラリーマンは自分には自由な時間がないから、やりたいことややるべきことに時間を割けないと感じています

実際、同じ職場でも業務時間内にお仕事を終わらせている人もいれば、定時に終わらすことができず残業続きの人もいます。

僕も振り返ってみると定時に帰っている時もあれば、終電ギリギリまで働いていた時もありました。

では、なぜこのような違いが生まれるのでしょうか？

答えは簡単で、業務時間に対して、抱えている業務量が多いか少ないかです。

作業効率を上げることも重要ですが、まずは業務量を調整して、業務時間内で終わる範囲に減らす必要があります。

サラリーマンに与えられている1日の業務時間は平均8時間。

その中で処理できる業務量に調整することが、時間を確保するための基本になります。

業務量を見直さず、時間効率ばかりを追求しても本質的な問題解決にはなりません。

まずは、本来自分自身がやらなければいけない業務のみを残してから、作業効率をアップすることに取り組んでいきましょう。

時間がないサラリーマンが解決すべき３つのステップ

時間がないと感じるサラリーマンが自分の時間を生み出し、成果を上げながら周囲にも感謝されるための３つのステップは以になります。

上記を見ていただくとわかる通り、これらのステップは順番に取り組んでいくことが重要です。

各ステップに取り組んでいくことで、業務量を最小限に抑え、自分のやるべきことに集中することができるようになります。

それでは一つずつ確認していきましょう。

ステップ１：「やること」と「やらくていいこと」を決める

冒頭でも述べた通り、時間がない人は業務時間に対して業務量が多いことが一番の原因になります。

そのため、まずは無駄な業務を減らすために、今抱えている業務が本当に必要かを見直します。

毎日同じ作業をしていると、やらなければいけないことだと思い込んでしまっていたりします。

「本当にこの業務っているのか？」という質問を自分自身に投げかけながら、「やるべきこと」と「やらなくていいこと」を分けていきましょう。

ステップ２：自分以外の人の時間を使う

ステップ1で残った「やるべき業務」から、さらに自分以外に任せられるものを見極めます。

ある程度業務の熟練者になっているのであれば、どんどん次の世代のに業務を引き継ぐことをしていかなければなりません。

自分の時間を確保しつつ、部下を育てる絶好の機会

いつまで経っても自分の仕事だと思っている業務です。

「これは俺の仕事」という風に自分にしかできない状況を作って何十年経っても同じ仕事をしている人がいませんか？

社内を見渡すと1人や2人は必ずいるものです。

その仕事は本当にその人がやるべきなのでしょうか？

そうではないはずです。

いつまで経っても自分の仕事だと思い込んでいる人がいるように、自分の仕事を見渡してみても他の誰かに任せられる仕事があるはずです。

若手に任せることで、会社全体の効率も向上する

仕事が他者に振れる人であればあるほど、時間当たりの単価が高い人です。

一般の会社員であれば時給計算するとアルバイトの人よりも単価が高い人がほとんどです。

そんな人が1時間かけて作り上げるよりも、若くてこの先有望な人に仕事を譲渡して育てた方が何倍も有意義な仕事のやり方になります。

自分自身の時間も空く上に、どんどん仕事ができる部下が育っていくのです。

そんな人を多く持てば持つほど、この先自分自身の時間を作りやすくなっていきます。

ステップ３：今日やるべきことの計画を立てる

最後のステップまでを進めていくと、残った業務は自分がやるべきことのみとなっているはずです。

改めてその業務を眺めて、本当に自分がやるべきかどうかを改めて考えてみてください。

必要のない業務、自分がやらなくてもいい業務があったら、ステップ１と２の通りに実行していきます。

自分がやるべき業務が残ったら、具体的な計画を立てて実行します。

ただ闇雲に業務を進めようとしても、電話やメールの対応、急に入ってくるスケジュールなどに時間が取られてしまったりします。

そうならないためにも、今日やることを決めて、1日のスケジュールに落とし込んでいきましょう。

スケジュールは前日に決めるもしくは出勤したらすぐに作業に取り掛かるなど、先に行う必要があります。

また、午前中などの早い時間は頭を使う仕事、午後は単純作業といった頭を使わなくても良い作業に振り分けていきます。

人は午前中に頭をよく使う仕事の方が効率が高くなることがわかっているので、できるだけ効率を上げることを工夫していくことが大事です。

これらのステップを踏むことで、無駄な業務が減り、部下や同僚を育て上げ、自分自身がやるべきことに集中して取り組めるようになります。

今回お伝えした３ステップよりも詳細に自分の時間を作り出す方法を下記のページでもお伝えしています。

時間効率を上げる５つの工夫

さらにこれから紹介する５つのことに取り組むことで、同じ時間でも作業効率をさらに高めることができます。

時間効率を上げる５つの工夫

各工夫を取り入れることで、無駄な時間を減らし、効率的に働くことができます。

一つずつ説明していくので、ご自身の生活の中に取り入れる範囲でやっていきましょう。

時間効率を上げる５つの工夫①：業務終了後に予定を入れる

締め切りがあると、ダラダラした時間から集中した時間に変えていくことができます。

そのための方法の一つとして、業務終了後に予定を入れておくことです。

予定の内容も友達や家族との約束、セミナーへの申し込みなど、自分1人だけの約束ではないもののほうが遅れてはいけない理由になります。

今日やらなければならない仕事の量と業務を終えなければならない時間を照らし合わせることで、何に注力してやるべきかが見えてきます。

人は追い込まれると自然と締め切りには間に合わせるようにできているので、ぜひ取り組んでみてください。

時間効率を上げる５つの工夫②：集中できる環境を作る

物事に集中できる環境は人によって違います。

1人で静かに黙々と作業ができる環境の方が集中して取り組める人もいれば、少し周りがガヤガヤしていた方が集中できるという人もいます。

同じ場所でも集中力が続く人もいれば、場所を変えたほうが集中力が高まる人もいます。

自分自身がどの環境であれば集中できるかは、これまでの仕事の経験である程度わかるはずです。

好きな席に座れるフリーアドレスを採用している、自宅もしくはカフェなどでも仕事ができるなど、自分に合った仕事環境が作れる場であれば積極的に取り入れていきましょう。

時間効率を上げる５つの工夫③：隙間時間を活用する

会社にいる時間以外にも大いに活用することができるのが隙間時間です。

休日はできるだけ仕事をしたくないけど、早く帰りたいと考えているのであれば、一日の中で隙間と言われる時間を活用するのも手です。

例えば、出勤の通勤時間中にスマホで会社のメールをチェックしたり、帰りの通勤時間中に明日やるべきことのリストアップすることもできます。

昼食に行く時は1人ではなく同僚と一緒にご飯を食べながらコミュニケーションを取ることで、社内の関係性をより良くすることもできます。

会社の業務時間以外の時間で負担にならない程度に取り入れていくと意外に活用できる時間があったりします。

時間効率を上げる５つの工夫④：設備投資をする

人がやる気に満ちていたとしても、使用している設備が古かったり、整備不良があったりすることで業務が滞るということもよく聞く話です。

一度設備のトラブルなどで業務が止まってしまうと、時間はあるのに仕事ができないということも起きてきます。

そうならないためにも設備にはできるだけ投資をしていく必要があります。

会社で与えられているパソコンの動作が遅かったり、ネット環境が遅いもしくはwifiが繋がりにくい、社内の人数に対しての業務設備の数が足りていないなどが考えられます。

これらは個人で解決できるものではないので、上司や会社に掛け合って、新しい設備を導入することで業務効率を上げ、結果的に会社に利益を残せることを伝えれば、会社も前向きに考えてくれるはずです。

時間効率を上げる５つの工夫⑤：夜は片手で食べられるものを選ぶ

自分がやるべき業務のみを残したとしても、急な仕事やトラブルが舞い込んできて残業をしなければならないことも起きてきます。

夜遅くなればお腹が空いてきたりして、なかなか業務に身が入らないこともあります。

そんな時は片手で食べられるおにぎりやパンなどを食べながら仕事をすることで、お腹を満たしながら仕事を進められます。

食べ過ぎると眠くなるので注意が必要ですが、空腹を満たすことで仕事の効率もアップすることができます。

時間がないサラリーマンが時間を生み出すための方法

今回は「時間がないサラリーマン必見！忙しい社会人にオススメの３ステップ仕事術」についてお伝えしました。

これまで何となくやってきた仕事を上記で伝えた方法で取り組むことによって格段に自分の時間を作り出すことができます。

さらに、ステップ２で説明した人に任せるだけではなく、システムや仕組みを取り入れることで機械に仕事をさせることもできます。

そうすれば自分だけではなく、会社全体の生産性を高めることも可能です。

日々が業務で埋め尽くされていると目の前の仕事に追われているため、なかなか新しい発想が浮かんできません。

少しずつ時間に余裕が出てくると、気持ちの余裕が生まれ、業務以外のことも客観的に見えることができたりします。

すると前までは気づかなかった方法でさらに仕事の量を減らしながら、成果をアップさせるアイデアや新規事業が生まれるかもしれません。

まずは小さなステップから実践し、少しずつ会社全体へ広げていきましょう。